ПИЛОТ-СПб

Считаем, проверяем, сравниваем или инвентаризация в магазине

Инвентаризация (от лат. inventarium – хозяйственные предметы) – это процесс проверки соответствия данных бухгалтерского учёта фактическому положению дел на предприятии.

Порядок проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей (ТМЦ) организации определяется Положением о бухгалтерском учете и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России № 49 от 13 июня 1995 года.

Организация также вправе самостоятельно установить, когда и в каких случаях проводить инвентаризации в течение года, их периодичность, а также категории товарно-материальных ценностей (ТМЦ), которые подлежат инвентаризации, - рассказывает Хазиев Нургаян Нурутдинович, технический эксперт компании «Пилот СПб»

Целью инвентаризации является обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности торгового предприятия.

Эта глобальная цель разбивается на локальные цели:

  • обеспечение сохранности ТМЦ, правильности их хранения, отпуска;

  • усиления борьбы с потерями;

  • снижение затрат при выполнении сбора данных о фактическом размещении имущества во время инвентаризации,

  • повышение точности результатов инвентаризации,

  • упрочение финансовой дисциплины.

Поставленные цели требуют решения целого комплекса задач по организации полной или частичной проверки активов и обязательств торгового предприятия. В зависимости от основания проведения инвентаризации - организация плановых и внеплановых инвентаризаций. В зависимости от способа проведения - организация сплошных, выборочных и контрольных инвентаризаций.

Основной задачей выборочной инвентаризации в межинвентаризационный период является осуществление контроля сохранности товарно-материальных ценностей, выполнения правил их хранения, соблюдения материально ответственными лицами установленного порядка первичного учета.

При внеплановой инвентаризации все ТМЦ подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, а в остальных случаях – заблаговременно.

Сплошная инвентаризация может осуществляться как при полной, так и при частичной ее форме, и предусматривает инвентаризацию всех без исключения объектов.

Выборочная - охватывает фактической проверкой только отдельные номенклатуры ТМЦ и целесообразна в тех случаях, когда на складе сравнительно недавно (не более двух месяцев) проводилась полная инвентаризация.

Контрольная инвентаризация является разновидностью выборочной. Она проводится в период полной, сплошной инвентаризации ТМЦ или сразу после ее окончания и, как правило, должна охватывать не менее 10-ти процентов от общего количества номенклатуры ТМЦ (наиболее ценных), внесенных в опись.

Как правило, руководство торговых предприятий требует решения поставленных задач в кратчайшие сроки, с минимумом ошибок и минимальными силами и средствами. Но так не бывает, приходится чем-то жертвовать.

На лицо противоречие, неразрешимое классическими методами проведения инвентаризации. Как быть? (вопрос почти по Шекспиру).

Для реализации функционала, необходимого для проведения инвентаризации, должны быть построены соответствующие структуры и созданы соответствующие аппаратно-программные системы.

Любая деятельность требует использования специальных инструментов, предназначенных для увеличения производительности труда. Во многих сферах промышленности, транспорта, связи, торговли такую роль выполняет компьютер. Увеличение информационной насыщенности процессов делает использование компьютера просто незаменимым. Но существует множество задач, в которых оператору требуется осуществлять ввод и обработку информации в условиях постоянного перемещения по большой территории, в сложных метеоусловиях и т.п., когда применение компьютера в классическом его понимании не представляется возможным.

Для решения подобных задач предназначены терминалы сбора данных. Терминал сбора данных (ТСД) – это портативное устройство, позволяющее оператору производить сбор и предварительную обработку информации с последующим ее переносом в компьютер.

Необходимость управлять движением товаров привела к появлению штрихового кода как идентификатора изделия, который может быть считан специальным устройством – сканером штрих-кода. Оснащение ТСД сканером штрих-кодов делает это устройство незаменимым при автоматизации грузовых терминалов, складов, магазинов, аптек и других объектов, для которых характерны интенсивное движение товаров, необходимость точного учета, быстрота проведения технологических операций.

Для проведения процессов инвентаризации предлагается активное использование терминалов сбора данных. При этом процесс пересчета ТМЦ сводится к сканированию штриховых кодов товаров, а после завершения пересчета данные загружаются в учетную систему. На этом сбор данных по инвентаризации готов.

Сегодня уже немыслимо проведение инвентаризации без использования терминалов сбора данных (ТСД). На торговых и производственных предприятиях они оптимизируют процесс инвентаризации, сокращая при этом время на её проведение и получение результатов, минимизируют человеческий фактор, защищая от типовых ошибок ввода при обработке данных, - говорит Людмила Шмырина, руководитель проектов, Департамент Торговых Систем, ВЦ «СофтБаланс».

Сам же ТСД - устройство незамысловатое и простое в применении. В большинстве своём внешне напоминает сотовый телефон. В своём составе имеет дисплей, клавиатуру, сканер, а также встроенную память и порт для обмена данными с компьютером. Итак, саму работу с ТСД можно разделить на три этапа:

  • Первый – загрузка данных о номенклатуре из информационной системы.

  • Второй – считывание ТСД штрих-кода с товара. После считывания на дисплее ТСД отображается наименование товара, что позволяет осуществлять визуальный контроль. После считывания данные о товаре и его количестве запоминаются в памяти ТСД.

  • Третий – данные из ТСД загружаются в информационную систему. ТСД помещается в коммуникационную подставку, через которую осуществляется связь с компьютером. В документе инвентаризация нажимается кнопка «заполнить из ТСД». После этого табличная часть заполняется считанным товаром, при этом заполняются колонки с фактическим и бухгалтерским остатками. После загрузки данных из ТСД сразу же видно фактическое количество, а также отклонение от учётных/бухгалтерских остатков.

Таким образом, время на проведение инвентаризации сокращается, как минимум, втрое. Исчезает необходимость записывать данные на бумагу (сканирование одного товара занимает менее секунды), а потом вносить их с бумаги в компьютер (на этом этапе и происходит максимальное количество ошибок, связанных с человеческим фактором).

По каким критериям лучше выбирать терминалы для инвентаризации? Каждая организация использует свои критерии, - продолжает Нургаян Хазиев, - но есть объективные факторы, на которые следует обратить внимание при выборе:

  • высокое быстродействие при работе с большими справочниками номенклатуры (десятки-сотни тысяч позиций);

  • уменьшение времени сбора данных и получения оперативных результатов в процессе сбора;

  • надежное хранение результатов;

  • возможность настройки ПО ТСД;

  • простота и легкость настройки обмен данными с учетной системой;

  • техническая поддержка от поставщиков ПО и ТСД;

  • соотношение цена/качество решения, никто не хочет переплачивать за функции, которые не будут использоваться, но вместе с тем терминал не должен сломаться через два дня работы.

В настоящее время на рынке существует масса предложений, в той или иной мере отвечающих данным требованиям. Решений множество.

Компанией «ПИЛОТ», например, разработан пакет прикладных программ, предназначенный для создания приложений в интересах решения задач сбора, хранения и передачи информации во внешнюю информационную систему для дальнейшей ее обработки. Сбор и передача информации осуществляется с помощью ТСД. Данное решение хорошо показало себя в филиалах торговых компаний.

Таким образом, существующее решение позволяет успешно решать задачи инвентаризации в оптимальные сроки, с минимумом ошибок и небольшим количеством привлекаемых сотрудников торгового предприятия.

Журнал "Автоматизация и безопасность в сфере услуг" № 6, 2010

 тел./факс: (812) 718-67-78, 603-26-85, 718-45-63; e-mail: info@pilot-spb.ru

ООО ПИЛОТ-СПб, Санкт-Петербург, пользовательское соглашение
Яндекс.Метрика